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巧用电子邮件报价效率高[1]

信息来源:eooaoo.com  时间:2008-01-25  浏览次数:153

  整编:请看下面这种情形是否曾在你办公室里出现:上午9点你打开在公司的电子信箱,看到一份发自欧洲某国进口商的询盘;你花半小时查证价格并打电话确认运费后,10点,你开始用Word97打一份报价单及公司业务简要介绍。这中间你又接听了几个电话、发了几份传真,并记起3天前有个客户还在等你答复。
  下午3点你准备发出打印在公司信签纸上的传真,但发现线路忙。打IDD电话给对方没人接,于是你决定第二天再发出这份传真。之后这一星期里,该客户一直没有什么反应,事实上他以后也再没和你联系过。
  上述情形是出口业务传统流程中一个典型例子。目前,中国上网用户人数4百万,这其中90%的用户最常用的网络服务是电子信箱服务,但多数只局限于收发朋友信件和贺卡;在因特网用户行业分布中,商业贸易人员的比例仅占了5.8%。
  而与此同时,当海外进口商被问及他们选择中国供货商最关注的要素时,除了答复质量、价格和交货期外,有7成以上的人会指出,“能否迅速有效地答复客户查询”也是重要因素。而电子邮件的有效使用,恰恰能促进交易过程迅速而有效地进行。
  使用电子邮件处理客人的查询有很多小技巧,包括答复时间的掌握、报价的格式、附件或通函的设置、客户的追踪等等。如果能在这种报价方式中显示出公司积极主动的一面,让客人觉得你富有实效,客人才可能和你继续交往下去。
  定时查收,当天回复
  一家出口企业之所以在对外报价中使用电子邮件,除了省钱的动机外,很重要的一点是因为它的快捷。从客户的角度考虑,既然不受费用、线路和时差等因素的影响,如果他发出去的电子邮件几天后才有答复,是完全不可想象的。因此,当一个富有效率的出口商接到客户的电子邮件询购时,即使出于某种原因无法立即报价,也会在当天内给予对方一个答复。正如上海国际技术进出口公司副总经理周建华先生所说:“我们在电子信箱里见到客人查询时,基本都是当天答复。这样才会让他感觉我们有诚意,够专业。”
  电子营销专家认为,电子邮件报盘作为网上营销的一部分,很难使客户对合作伙伴的形象留下具体的认识。因此,高效答复询盘是使别人产生好印象的前提,拖得越久就对公司形象损害越大。一般客户查询合适的回复时间是24小时内,这就要求出口商养成习惯,一天查几次“收件箱”。
  设计格式,突出形象
  有的出口商认为,电子邮件不同于打印在公司信笺纸上的文字图表,不利于突出公司形象。其实,只要掌握了软件使用技巧,完全可以制作出富于公司特色的电子邮件报价单。

    ——本信息真实性未经中国研磨网证实,仅供您参考